Regulamin Organizacyjny SAA

Regulamin organizacyjny
Szczecińskiej Agencji Artystycznej

Celem regulaminu jest ustalenie zasad i trybu działania Szczecińskiej Agencji Artystycznej zwanej w dalszej części niniejszego Regulaminu Agencją, w szczególności zasad funkcjonowania struktury wewnętrznej, organizacji kierownictwa oraz zakresów działania wchodzących w jej skład podległych jednostek organizacyjnych.

Regulamin opracowano w oparciu o obowiązujące przepisy wg stanu prawnego na dzień 18.12.2015 roku.

§1. Podstawa prawna

Aktualny stan prawny ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz tekstu jednolitego opublikowanego w Dz.U. z 16 kwietnia 2012 roku poz.406 wraz z późniejszymi zmianami oraz Statut Szczecińskiej Agencji Artystycznej nadany Uchwałą Nr XLIX/929/06 Rady Miasta Szczecin 09 stycznia 2006 roku.

 
§2. Postanowienia ogólne

1. Postanowienia regulaminu obowiązują wszystkich pracowników w ustalonych dla nich zakresach.
2. Regulamin stanowi podstawę do opracowania szczegółowych zakresów zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.
3. Integralną częścią regulaminu jest schemat struktury organizacyjnej.

§3. Kierownictwo Agencji

1. Na czele Agencji stoi Dyrektor, który kieruje całokształtem działalności Agencji i jest za nią odpowiedzialny.
2. Dyrektor w szczególności:
       a. reprezentuje Agencję na zewnątrz,
       b. odpowiada za działalność statutową,
       c. dba o właściwy dobór i wykorzystanie kadr oraz podnoszenie ich kwalifikacji,
       d. odpowiada za właściwą gospodarkę mieniem i środkami finansowymi.

§4. Struktura organizacyjna

1. Dyrektor Agencji zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz. 
2. W czasie nieobecności Dyrektora pracą Agencji kieruje Kierownik ds. Programowych – Główny Specjalista ds. Organizacji Imprez, a gdy jest on również nieobecny wówczas Kierownik ds. Produkcji. 
3. Podstawową strukturę organizacyjną Agencji tworzą:
        a. Dyrektor,
        b. Główny Księgowy
        c.  Dział Programowo – Produkcyjny
        d.  Dział Promocji i PR
        e. Rzecznik Prasowy

4. Główny Księgowy kieruje pracą Sekcji Administracyjno–Księgową i opowiada  za:
                 a. opracowanie analiz ekonomicznych oraz informacji i wniosków dotyczącyc działalności Agencji,
                 b. organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów,
                 c. bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem systemu finansowo-księgowego instytucji,
                 d. nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny płac i poziomem kosztów działalności,
                 e. składanie oświadczeń woli obok Dyrektora w zakresie praw i obowiązków Agencji w granicach szczególnego umocowania. 

 5. Dział Programowo - Produkcyjny
     - tworzy i realizuje imprezy, które powstają w Agencji oraz od zleceniodawców zewnętrznych,
     - współdziała z innymi agencjami w zakresie wspólnych przedsięwzięć artystycznych,
     - prowadzi całość zagadnień związanych z reklamą i promocją imprez oraz przygotowuje materiały dla pozyskiwania sponsorów,
     - zdobywa wszelkie zezwolenia do przeprowadzenia imprez,
     - dba o przestrzeganie praw autorskich oraz wykonawczych,
     - koordynuje sprawy rejestracji imprez we wszystkich technikach,
     - umożliwia współpracę z początkującymi artystami w zakresie promocji,
     - zapewnia odpowiednie zaplecze techniczne w zakresie nagłośnienia, realizacji oświetlenia, budowy sceny, przyłączy energetycznych, transportu,
     - współpracuje z mediami,
     - pozyskuje sponsorów do realizacji zaplanowanych imprez.

   6. Dział Promocji i PR
       - planowanie, realizacja i koordynacja kampanii i zadań związanych z komunikacją marketingową,
       - koordynacja procesu komunikacji strategii marki miasta, stosowania zasad prezentacji marki, w tym zasad spójnego systemu identyfikacji wizualnej
       - obsługa i nadzorowanie wydarzeń o charakterze promocyjnym,
       - współpraca z instytucjami, kontrahentami zewnętrznymi tj. agencjami, sponsorami, mediami oraz komórkami organizacyjnymi miasta, w tym uzgadnianie warunków kooperacji, rozpatrywanie
         wniosków, ofert w zakresie promocji i wizerunku oraz prowadzenie korespondencji w celu pozyskania dodatkowych projektów wspomagających proces komunikacji marketingowej,
       - prowadzenie negocjacji, spotkań z instytucjami, kontrahentami zewnętrznymi oraz opracowywanie i akceptacja dokumentów, umów, zleceń, porozumień, celu precyzyjnego określenia warunków
         współpracy przy realizacji kampanii i zadań wykorzystujących narzędzia marketingowe,

7. Rzecznik Prasowy
    - przygotowanie informacji prasowych dot. realizowanych zadań,
    - reprezentowanie SAA oraz realizowanych prze SAA projektów w mediach,
    - budowanie relacji z mediami i innymi instytucjami,
    - współpraca z fotografami, agencjami PR, agencjami monitorującymi media
    - prowadzenie komunikacji w on-line oraz w mediach społecznościowych, samodzielnie oraz we współpracy z pracownikami
    - planowanie i koordynowanie produkcji materiałów audio-video oraz projektów graficznych na potrzeby planowane,
    - udział w realizacji kampanii promocyjnych.

§ 5. Zadania jednostek organizacyjnych
 

1. Sekcja Administracyjno-Księgowa

• prowadzi gospodarkę finansową,
• zapewnia realizację obowiązku badania sprawozdania finansowego Agencji w okresach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
• opracowuje plany inwestycyjne, remontowe,
• zaopatruje w materiały i środki do pracy bieżącej,
• prowadzi ewidencję środków trwałych oraz ich inwentaryzacje
• zapewnia obsługę kancelaryjno-biurową,
• prowadzi i organizuje remonty, naprawy, konserwacje,
• utrzymuje czystość wewnątrz i na zewnątrz budynku,
• prowadzenie wszelkiej działalności gastronomicznej podczas organizowanych imprez,
• realizacja zamówień na bankiety, uroczystości, poczęstunki, catering,
• obsługa własnych punktów gastronomicznych,
• prowadzi archiwum Agencji,
• prowadzenie sekretariatu Agencji.

2. Dział Programowo – Produkcyjny

   - Sekcja ds. Artystycznycznych
    a. opracowanie programu działania na bieżący okres i kolejne lata,
    b. przygotowanie  i realizowanie merytoryczne i organizacyjne imprez
    c. reklama i promocja imprez oraz pozyskiwanie sponsorów
    d. współpraca z mediami.

   - Sekcja ds. Produkcji
   a. organizacja sprawnego przebiegu realizowanych wydarzeń artystycznych,
   b. przygotowanie niezbędnych materiałów na potrzeby realizacji imprez
   c. opracowanie kosztorysów wstępnych i powykonawczych planowanyc i realizowanych wydarzeń kulturalnych
   d. przeprowadzenie sprawnej organizacji imprezy od strony technicznej. 

            3.  Dział Promocji i PR

  - Sekcja ds. Reklamy i Promocji
  a . koordynowanie i opracowanie planów kampanii promocyjnych,
  b. koordynowania zakupu mediów do celów kampanii
  c. koordynowanie pracy poszczególnych pracowników Agencji na potrzeby realizowanych kampanii
  d. koordynowanie produkcji materiałów audio video do wykorzystania kampaniach,
  e. przygotowanie raportów powykonawczych dotyczących realizowanychdziałań.

  - Sekcja ds. Mediów Społecznościowych i PR

      a. realizacja bieżących działań promocyjnych
          - przygotowywanie treści do wykorzystania w działaniach informacyjno - promocyjnych
          - produkcja materiałów audio-video na potrzeby działań informacyjnych mediach społecznościowych
          - przygotowywanie prezentacji, obróbka materiałów graficznych dla potrzeb komunikacji internetowej
          - współpraca z agencjami producenckimi i podwykonawcami w celu przygotowania materiałów tj. sportów audio-video, filmów, nagrań, sesji fotograficznych
          - udział w realizacji wydarzeń, zabezpieczenie brandingu, zabezpieczenie rejestracji, dokumentacji audio-video-foto do dalszego wykorzystania.

      b. udział w realizacji kampanii promocyjnych
         - udział w planowaniu, przygotowaniu do realizacji, budżetowaniu kampaniach promocyjnych, w tym opiniowanie wykorzystania narzędzi komunikacji marketingowej tj. spoty, produkcje
           filmowe, prezentacje na potrzeby projektowanej kampanii
         - zabezpieczenie materiałów niezbędnych do skutecznej komunikacji w ramach kampanii tj. ilustracje, filmy, spoty itp.

 - Studio Graficzne

    a. realizacja bieżących działań
        -  projektowanie i prowadzenie składu graficznego w zakresie wydawnictw, reklam, prezentacji identyfikacji wizualnej i brandingu
        -   projektowanie materiałów na potrzeby bieżących zleceń
        - współpraca z podwykonawcami i dostawcami kreacji, ilustracji, koncepcjI graficznych
        - adaptacja projektów graficznych,  koncepcji kreatywnych, linii graficznych do wykorzystania w bieżących działaniach,

      b. udział w realizacji kampanii promocyjnych
          - udział w planowaniu, przygotowaniu do realizacji, budżetowaniu kampanii promocyjnych, kreacji i projektowania oraz współpracy z podwykonawcami w zakresie rozwiązań
            graficznych,
          - projektowanie przekazów na potrzeby kampanii
          - opiniowanie rozwiązań graficznych. 

§ 6. Postanowienia końcowe

1. Zmiana postanowień zawartych w regulaminie może nastąpić jedynie pisemniej w formie zarządzenia Dyrektora.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem wydania przez Dyrektora Szczecińskiej Agencji Artystycznej w Szczecinie zarządzenia o jego wprowadzeniu.