Regulamin Organizacyjny SAA

Regulamin organizacyjny

Szczecińskiej Agencji Artystycznej

 

 

Celem regulaminu jest ustalenie zasad i trybu działania Szczecińskiej Agencji Artystycznej zwanej w dalszej części niniejszego Regulaminu Agencją, w szczególności zasad funkcjonowania struktury wewnętrznej, organizacji kierownictwa oraz zakresów działania wchodzących w jej skład podległych jednostek organizacyjnych.

Regulamin opracowano w oparciu o obowiązujące przepisy wg stanu prawnego na dzień 12.12.2022 roku.

 

§1. Podstawa prawna

 

1) ustawa z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z późń. zm. Tekst jednolity opublikowany w Dz.U.2020.194 z dnia 07 lutego 2020 r.

2) Statut Szczecińskiej Agencji Artystycznej nadany Uchwałą Nr XLIX/929/06 Rady Miasta Szczecin dnia 09 stycznia 2006 roku zmieniony Uchwałą Nr XIII/292/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 17 listopada 2015r oraz Uchwałą Nr XI/351/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 października 2019r.

 

§2. Postanowienia ogólne

 

1. Postanowienia regulaminu obowiązują wszystkich pracowników w ustalonych dla nich zakresach.
2. Regulamin stanowi podstawę do opracowania szczegółowych zakresów zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.
3. Integralną częścią regulaminu jest schemat struktury organizacyjnej.

 

 

§3. Kierownictwo Agencji

 

1. Na czele Agencji stoi Dyrektor, który kieruje całokształtem działalności Agencji i jest za nią odpowiedzialny.
2. Dyrektor w szczególności:
   1. reprezentuje Agencję na zewnątrz,
   2. odpowiada za jej działalność statutową,
   3. dba o właściwy dobór i wykorzystanie kadr oraz podnoszenie ich kwalifikacji,
   4. odpowiada za właściwą gospodarkę mieniem i środkami finansowymi.

 

 

§4. Struktura organizacyjna

 

1. Dyrektor Agencji zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz.

 

1. W czasie nieobecności Dyrektora pracą Agencji kieruje:
   1. Kierownik ds.  Produkcji
   2. Kierownik ds. Programowych
2. W czasie nieobecności Dyrektora oraz Kierowników ds. Produkcji i ds. Programowych pracą Agencji kieruje Zastępca Kierownika ds. Programowych

 

1. Podstawową strukturę organizacyjną Agencji tworzą:
   1. Dyrektor,
   2. Główny Księgowy
   3. Dział Programowo – Produkcyjny
   4. Dział Promocji i PR
   5. Rzecznik Prasowy

 

     4.   Główny Księgowy kieruje pracą Sekcji Administracyjno–Księgową i opowiada  za:

a. opracowanie analiz ekonomicznych oraz informacji i wniosków dotyczących

         działalności Agencji,

b. organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów,

c. bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem systemu finansowo-księgowego

          instytucji,

d. nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny płac i poziomem kosztów  

   działalności,

e. składanie oświadczeń woli obok Dyrektora w zakresie praw i obowiązków

         Agencji w granicach szczególnego umocowania.

 

• Dział Programowo - Produkcyjny
  • Administruje i eksploatuje Teatr Letni w Szczecinie,
  • tworzy i realizuje imprezy, które powstają w Agencji oraz od zleceniodawców zewnętrznych,
  • współdziała z innymi agencjami w zakresie wspólnych przedsięwzięć artystycznych,
  • prowadzi całość zagadnień związanych z reklamą i promocją imprez oraz przygotowuje materiały dla pozyskiwania sponsorów,
  • zdobywa wszelkie zezwolenia do przeprowadzenia imprez,
  • dba o przestrzeganie praw autorskich oraz wykonawczych,
  • koordynuje sprawy rejestracji imprez we wszystkich technikach,
  • umożliwia współpracę z początkującymi artystami w zakresie promocji,
  • zapewnia odpowiednie zaplecze techniczne w zakresie nagłośnienia, realizacji oświetlenia, budowy sceny, przyłączy energetycznych, transportu,
  • współpracuje z mediami,
  • pozyskuje sponsorów do realizacji zaplanowanych imprez.

 

 

• Dział Promocji i PR

-     planowanie, realizacja i koordynacja kampanii i zadań związanych z

      komunikacją marketingową,

-     koordynacja procesu komunikacji strategii marki miasta, stosowania zasad

      prezentacji marki, w tym zasad spójnego systemu identyfikacji wizualnej,

-    obsługa i nadzorowanie wydarzeń o charakterze promocyjnym,

-    współpraca z instytucjami, kontrahentami zewnętrznymi tj. agencjami,

      sponsorami, mediami oraz komórkami organizacyjnymi miasta, w tym

      uzgadnianie warunków kooperacji,

-     rozpatrywanie wniosków, ofert w zakresie promocji i wizerunku oraz

      prowadzenie korespondencji w celu pozyskania dodatkowych projektów

      wspomagających proces komunikacji marketingowej,

-    prowadzenie negocjacji, spotkań z instytucjami, kontrahentami

     zewnętrznymi oraz opracowywanie i akceptacja dokumentów, umów,

 

     zleceń, porozumień, celu precyzyjnego określenia warunków współpracy

     przy realizacji kampanii i zadań wykorzystujących narzędzia

     marketingowe,

 

      7   Rzecznik Prasowy

            a. przygotowanie informacji prasowych dot. realizowanych zadań,

            b. reprezentowanie SAA oraz realizowanych prze SAA projektów w mediach,

            c. budowanie relacji z mediami i innymi instytucjami,

            d. współpraca z fotografami, agencjami PR, agencjami monitorującymi media,

      e. prowadzenie komunikacji w on-line oraz w mediach społecznościowych,

          samodzielnie oraz we współpracy z pracownikami,

f. planowanie i koordynowanie produkcji materiałów audio-video oraz

   projektów graficznych na potrzeby planowane.

 

   

§ 5. Zadania jednostek organizacyjnych

 

1.  Sekcja Administracyjno-Księgowa

- prowadzi gospodarkę finansową,

- zapewnia realizację obowiązku badania sprawozdania finansowego Agencji w okresach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,

- opracowuje plany inwestycyjne, remontowe,

- zaopatruje w materiały i środki do pracy bieżącej,

- prowadzi ewidencję środków trwałych oraz ich inwentaryzacje

- zapewnia obsługę kancelaryjno-biurową,

- prowadzi i organizuje remonty, naprawy, konserwacje,

- utrzymuje czystość wewnątrz i na zewnątrz budynku,

- prowadzenie wszelkiej działalności gastronomicznej podczas

  organizowanych imprez,

- realizacja zamówień na bankiety, uroczystości, poczęstunki, catering,

- obsługa własnych punktów gastronomicznych,

- prowadzi archiwum Agencji,

- prowadzenie sekretariatu Agencji.

 

2. Dział Programowo – Produkcyjny

   - Sekcja ds. Artystycznych

a. opracowanie programu działania na bieżący okres i kolejne lata,

b. przygotowanie  i realizowanie merytoryczne i organizacyjne imprez,

c. reklama i promocja imprez oraz pozyskiwanie sponsorów,

d. współpraca z mediami.

 

   - Sekcja ds. Produkcji

             a. organizacja sprawnego przebiegu realizowanych wydarzeń artystycznych,

                         b. przygotowanie niezbędnych materiałów na potrzeby realizacji

                             imprez,

             c. opracowanie kosztorysów wstępnych i powykonawczych planowanych

    i realizowanych wydarzeń kulturalnych,

             d. przeprowadzenie sprawnej organizacji imprezy od strony technicznej.

 

 

            3.  Dział Promocji i PR

  - Sekcja ds. Reklamy i Promocji

a. koordynowanie i opracowanie planów kampanii promocyjnych, 

      b. koordynowania zakupu mediów do celów kampanii,

      c. koordynowanie pracy poszczególnych pracowników Agencji na

          potrzeby realizowanych kampanii,

      d. koordynowanie produkcji materiałów audio video do wykorzystania w

          kampaniach,

e. przygotowanie raportów powykonawczych dotyczących realizowanych

    działań.

 

  - Sekcja ds. Mediów Społecznościowych i PR

      a. realizacja bieżących działań promocyjnych

          - przygotowywanie treści do wykorzystania w działaniach informacyjno-

            promocyjnych,

          - produkcja materiałów audio-video na potrzeby działań informacyjnych w

           mediach społecznościowych,

         - przygotowywanie prezentacji, obróbka materiałów graficznych dla potrzeb

                  komunikacji internetowej,

         - współpraca z agencjami producenckimi i podwykonawcami w celu

                  przygotowania materiałów tj. sportów audio-video, filmów, nagrań, sesji

           fotograficznych,

               - udział w realizacji wydarzeń, zabezpieczenie brandingu, zabezpieczenie

            rejestracji, dokumentacji audio-video-foto do dalszego wykorzystania.

      b. udział w realizacji kampanii promocyjnych

                - udział w planowaniu, przygotowaniu do realizacji, budżetowaniu kampanii

            promocyjnych, w tym opiniowanie wykorzystania narzędzi komunikacji

            marketingowej tj. spoty, produkcje filmowe, prezentacje na potrzeby

            projektowanej kampanii,

          - zabezpieczenie materiałów niezbędnych do skutecznej komunikacji w

            ramach kampanii tj. ilustracje, filmy, spoty itp.

 

 - Studio Graficzne

    a. realizacja bieżących działań

        -  projektowanie i prowadzenie składu graficznego w zakresie wydawnictw,

           reklam, prezentacji identyfikacji wizualnej i brandingu,

  -   projektowanie materiałów na potrzeby bieżących zleceń,

          - współpraca z podwykonawcami i dostawcami kreacji, ilustracji, koncepcji

            graficznych,

          - adaptacja projektów graficznych,  koncepcji kreatywnych, linii graficznych

           do wykorzystania w bieżących działaniach,

      b. udział w realizacji kampanii promocyjnych

          - udział w planowaniu, przygotowaniu do realizacji, budżetowaniu kampanii

            promocyjnych, kreacji i projektowania oraz współpracy z

            podwykonawcami w zakresie rozwiązań graficznych,

          - projektowanie przekazów na potrzeby kampanii,

          - opiniowanie rozwiązań graficznych.

 

 

 

 

§ 6. Postanowienia końcowe

 

1. Zmiana postanowień zawartych w regulaminie może nastąpić jedynie pisemnie

 w formie zarządzenia Dyrektora.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem wydania przez Dyrektora Szczecińskiej 

    Agencji Artystycznej w Szczecinie zarządzenia o jego wprowadzeniu.